Początek pracy w nowej firmie potrafi zaskoczyć nie tylko liczbą nowych obowiązków. Nagle pojawia się możliwość zgłoszenia udziału w integracji, wspólny posiłek, luźniejsze zasady ubioru albo propozycja spotkania po godzinach. Dla osób, które pracują tam od dawna, znaczenie takich komunikatów bywa oczywiste. Nowa osoba dopiero uczy się, co jest zwyczajem, co propozycją, a co częścią firmowych oczekiwań.

Wszystkich zasad nie trzeba poznawać od razu. Kulturę organizacyjną można odkrywać krok po kroku – sprawdzając, jak komunikuje się zespół, kto organizuje dane wydarzenie i jak reagują pozostali pracownicy. Dzięki temu łatwiej podejmować własne decyzje bez zgadywania i niepotrzebnego napięcia.

Zanim odpowiesz na zaproszenie, sprawdź, czego właściwie oczekuje firma

Słowo „zapraszamy” może kryć bardzo różne sytuacje. Czasem oznacza możliwość dołączenia do wspólnego wyjścia albo skorzystania z poczęstunku, a innym razem dotyczy szkolenia czy spotkania, które firma traktuje jak część dnia pracy. Dlatego zamiast oceniać wydarzenie po samym brzmieniu wiadomości, lepiej przyjrzeć się kilku dodatkowym sygnałom.

Znaczenie ma między innymi to, kto wysyła informację i gdzie została opublikowana. Informacja przekazana przez HR albo osobę zarządzającą zespołem, pozycja w kalendarzu służbowym czy obecność spotkania w planie dnia mogą wskazywać na bardziej formalny charakter. Z kolei swobodny komunikat na czacie zespołu częściej pozostawia wybór pracownikowi. Ostrożnie warto interpretować także zapisy. Formularz zgłoszeniowy może służyć wyłącznie policzeniu uczestników potrzebnemu do rezerwacji miejsca, organizacji przejazdu lub zamówienia posiłków.

Jeśli mimo tych wskazówek status wydarzenia nadal pozostaje niejasny, nie trzeba zgadywać. Wystarczy ustalić z organizatorem, czy obecność jest konieczna, jedynie mile widziana czy też każdy sam wybiera, czy chce dołączyć.

Po kilku dniach widać, że każda firma ma własny zestaw zwyczajów

Jedne zespoły lubią wspólne posiłki, inne częściej spotykają się po pracy, organizują integracje albo wprowadzają tematyczne dni. Nie istnieje jeden biurowy schemat, który działa wszędzie tak samo. Warto jednak znać kilka praktyk pojawiających się w wielu organizacjach, bo mogą trafić do kalendarza już niedługo po rozpoczęciu pracy.

Afterwork nie musi oznaczać dużej firmowej imprezy

Czasem wszystko zaczyna się od jednej wiadomości na czacie: ktoś proponuje kawę po pracy, wspólną kolację albo krótkie spotkanie w pobliżu biura. Taki afterwork może narodzić się oddolnie w niewielkiej grupie, ale równie dobrze może zostać zaplanowany przez przełożonego, zespół lub HR.

Do podobnej kategorii należą również większe okazje – firmowy jubileusz, grill, świąteczne spotkanie czy kolacja po zakończeniu projektu. Skala może być więc bardzo różna. Wspólnym elementem pozostaje możliwość spędzenia czasu ze współpracownikami poza zwykłym układem codziennych zadań.

Team-building może wyglądać zupełnie inaczej w każdej firmie

Jedno zaproszenie może oznaczać godzinne ćwiczenie zespołowe, inne – całodniowe warsztaty, grę terenową, wspólne gotowanie albo wyjazd. Nie warto więc zakładać, że każda integracja opiera się na rywalizacji czy aktywności fizycznej. Często chodzi po prostu o to, by zespół sprawdził współpracę poza codziennym układem obowiązków.

Najlepiej wcześniej sprawdzić, co dokładnie znalazło się w planie. Przydadzą się informacje o miejscu, godzinach, dojeździe, rodzaju zadań i stroju odpowiednim do przewidzianych aktywności. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której dopiero na miejscu okazuje się, że warto mieć strój zapewniający swobodę ruchu albo przygotować się do dłuższego spaceru czy zajęć sportowych.

Jeśli któryś element programu jest problematyczny z powodów zdrowotnych albo budzi silny dyskomfort, dobrze zgłosić to wcześniej. Organizator lub przełożony może czasem zaproponować inną rolę, pozwolić pominąć jeden punkt albo dołączyć dopiero do kolejnej części wydarzenia. Dotyczy to również lęku wysokości albo sytuacji, w których konkretnego zadania nie da się wykonać.

Firmowy poczęstunek nie musi oznaczać, że każdy powinien po niego sięgnąć

Wspólne jedzenie pojawia się w firmach w wielu formach. Raz będzie to śniadanie dla zespołu, innym razem pizza, przekąski w kuchni albo coś przygotowanego z okazji urodzin, święta czy zakończenia ważnego etapu pracy. Niektóre inicjatywy obejmują całe biuro, inne dotyczą tylko wybranej grupy, dlatego dobrze najpierw sprawdzić, kto został zaproszony.

Przy takich okazjach liczą się też proste zasady organizacyjne. Warto zobaczyć, czy trzeba było wcześniej potwierdzić udział, a także sprawdzić oznaczenia alergenów i skład jedzenia. Jeśli część osób pojawi się później, dobrze nie zużywać całego poczęstunku.

Wspólny stół może być przede wszystkim miejscem rozmowy. Nie trzeba jeść tylko dlatego, że inni się częstują, ani wyjaśniać powodów swojej decyzji. Udział w takiej sytuacji może polegać po prostu na spędzeniu kilku minut z zespołem.

Casual Friday i dni tematyczne dają swobodę, ale nie pełną dowolność

Luźniejszy dzień w biurze nie oznacza, że wszystkie zasady ubioru przestają obowiązywać. W firmie przyzwyczajonej do bardziej formalnego stroju można czasem zamienić eleganckie spodnie na jeansy, zrezygnować z marynarki albo wybrać mniej oficjalne obuwie, np. botki damskie o prostym fasonie, a w przypadku mężczyzn – półbuty w casualowym stylu. Nadal warto jednak sprawdzić kalendarz – rozmowa z klientem, targi czy ważne wystąpienie mogą zmienić to, co danego dnia będzie odpowiednie.

Więcej miejsca na zabawę strojem dają zwykle dni z motywem. Tematem może być określona dekada, jeden kolor, kino, wydarzenie sportowe albo konkretna estetyka. Podobna zasada dotyczy większych imprez firmowych. Jeśli organizator proponuje określoną konwencję, dobrze sprawdzić, jak duże zaangażowanie jest zwykle oczekiwane. Warto zajrzeć do zdjęć z poprzednich lat lub zapytać organizatora – w ten sposób łatwo ustalić, czy wystarczy drobny detal, czy zespół zazwyczaj wybiera pełniejsze stylizacje.

Firmowa codzienność to także przestrzenie i grupy dostępne między zwykłymi obowiązkami

Nie wszystkie elementy życia w firmie przyjmują formę wydarzenia. Czasem ważniejsze są rozwiązania dostępne między spotkaniami: cicha kabina do rozmowy, miejsce na odpoczynek, półka z książkami czy pokój przeznaczony do gier. Obok takich przestrzeni mogą działać też grupy planszówkowe, kluby czytelnicze, ERG oraz drużyny sportowe. ERG są dobrowolnymi społecznościami tworzonymi wokół wspólnych doświadczeń, potrzeb lub zainteresowań.

Warto jednak pamiętać, że korzystanie z takich możliwości odbywa się we wspólnym środowisku. Strefy odpoczynku czy pokoju gier nie powinno się traktować jak prywatnej przestrzeni, a po dołączeniu do grupy warto respektować przyjęte przez jej uczestników ustalenia. Podobna zasada dotyczy dni, w których można przyprowadzić psa do biura. Właściciel odpowiada za zwierzę przez cały czas, a przy organizacji trzeba uwzględnić osoby z alergiami oraz te, które nie czują się swobodnie w obecności psów.

Zanim zaczniesz zgadywać, sprawdź, czy odpowiedź już gdzieś jest

Nowa firma zwykle zostawia więcej śladów swoich zasad, niż może się początkowo wydawać. Na początek warto przejrzeć intranet, dokumenty przygotowane dla nowych pracowników, wewnętrzny podręcznik i kalendarz zespołu. Pomocne mogą być też starsze rozmowy w MS Teams, Asanie albo Slacku. Można w nich znaleźć wcześniejsze ustalenia dotyczące zapisów, stroju, kosztów czy przebiegu firmowych wydarzeń.

Jeśli te źródła nie rozwiązują wątpliwości, kolejnym krokiem jest krótkie pytanie do właściwej osoby. Organizator, opiekun stażu, przełożony albo bardziej doświadczony współpracownik mogą szybko wyjaśnić, czego dotyczy zaproszenie. Zamiast pytać ogólnie, lepiej od razu przejść do konkretu: „Czy wydarzenie obejmuje cały zespół?”, „Jak wygląda jego plan?”, „Czy trzeba przygotować określony strój?” albo „Które koszty pokrywa firma?”.

Takie dopytywanie nie świadczy o braku samodzielności. National Association of Colleges and Employers (NACE) wskazuje wśród kompetencji komunikacyjnych umiejętność zadawania trafnych pytań oraz jasnego przekazywania informacji – przydatną również na początku kariery. Im wcześniej wyjaśni się niejasne reguły, tym łatwiej działać bez domysłów.

Nie musisz wybierać tylko między „tak” i „nie”

Odpowiedź na firmowe zaproszenie może być bardziej elastyczna. Możesz potwierdzić udział, zapowiedzieć obecność jedynie przez pewien czas albo zrezygnować ze spotkania. Warto poinformować o swojej decyzji odpowiednio wcześnie, szczególnie gdy liczba uczestników wpływa na rezerwację, transport czy zamówienie posiłków.

Krótka wiadomość zwykle w zupełności wystarczy: „Chętnie dołączę”, „Będę tylko na początku” albo „Nie będę mógł dołączyć”. Nie trzeba przy tym przedstawiać szczegółowego uzasadnienia.

Jeśli problem dotyczy jednej aktywności, można potraktować ją osobno. Zamiast rezygnować z całego wydarzenia, można napisać: „Czy da się pominąć ten punkt i dołączyć później?”. Taka odpowiedź jasno pokazuje organizatorowi, na czym polega ograniczenie, a jednocześnie zostawia możliwość udziału w pozostałej części spotkania.

Firmowe atrakcje mają wartość wtedy, gdy za nimi idą dobre relacje

Kawa z zespołem czy wspólne wyjście mogą wyglądać jak zwykły dodatek do pracy, ale właśnie w mniej formalnych sytuacjach łatwiej nawiązać kontakt z pracownikami innych działów i swobodniej porozmawiać ze współpracownikami. Dla kogoś, kto dopiero zaczyna pracę, takie sytuacje mogą też pomóc szybciej zorientować się, jak funkcjonuje zespół.

Na znaczenie relacji, wspólnoty i przynależności zwraca uwagę opracowanie U.S. Surgeon General poświęcone zdrowiu psychicznemu i dobrostanowi w miejscu pracy. Nie wynika z tego jednak, że każda integracja przyniesie podobny rezultat. Spotkanie może ułatwić kontakt, ale wiele zależy od sposobu organizacji i od tego, czy pracownicy rzeczywiście mają przestrzeń do swobodnej rozmowy.

Warto też oddzielić przyjemne dodatki od podstaw kultury pracy. Firmowe owoce, wydarzenia zespołowe czy strefa rozrywki nie zrównoważą złej komunikacji, nadmiernego obciążenia ani napiętych relacji. Najpierw liczą się szacunek, przejrzyste zasady i rozsądnie zorganizowane obowiązki. Dopiero na takim fundamencie firmowe inicjatywy mogą faktycznie wspierać atmosferę.

Z czasem łatwiej odróżnić zwyczaj od rzeczywistego oczekiwania

Pierwsze tygodnie w nowym miejscu często wymagają uważniejszego obserwowania niż późniejsze miesiące. Kolejne wydarzenia pomagają coraz szybciej zauważyć, które zaproszenia są traktowane bardziej formalnie, a które pozostają po prostu dodatkową możliwością. Pomagają w tym nie tylko komunikaty, lecz także sposób, w jaki reaguje na nie zespół.

Nie trzeba pojawiać się wszędzie, żeby stać się częścią firmowej codzienności. Najbardziej przydają się jasne pytania, uważne czytanie informacji i przekazywanie własnej decyzji z wyprzedzeniem. Z czasem coraz mniej rzeczy trzeba odgadywać, a firmowe zwyczaje łatwiej dopasować do własnych granic i decyzji.

Źródła:

• CCC – Rodzaje dress code. Czy znasz je wszystkie?
• Dress code w miejscu pracy. Dlaczego jest ważny? – Zielona Linia
• The U.S. Surgeon General’s Framework for Workplace Mental Health & Well-Being – U.S. Department of Health and Human Services (HHS)
• Organizational Culture and Onboarding – University of Minnesota Office of Human Resources
• What is Career Readiness? – National Association of Colleges and Employers (NACE)
• An Urgent Call to Address Work-related Psychosocial Hazards and Improve Worker Well-being – CDC/NIOSH
• Social Connection and Worker Well-being – CDC/NIOSH

Autor: Julia Kamińska
Artykuł powstał we współpracy z partnerem serwisu WhitePress.